Le principe : un acte contradictoire entre bailleur et locataire
La question « qui doit faire l'état des lieux ? » a une réponse simple posée par l'article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : l'état des lieux est établi contradictoirement et à l'amiable par les parties elles-mêmes, c'est-à-dire le bailleur (ou son représentant) et le locataire, lors de la remise des clés à l'entrée et lors de leur restitution à la sortie.
Le texte précise que ce document peut aussi être établi « par un tiers mandaté par elles » : le bailleur comme le locataire peuvent donc se faire représenter, chacun de son côté, par une personne de confiance. Dans l'immense majorité des cas, c'est le bailleur, propriétaire occupant ou futur bailleur d'un logement qu'il gère lui-même, qui se déplace en personne pour rencontrer son locataire. Mais ce n'est en rien une obligation : rien n'impose que ce soit spécifiquement le « propriétaire » qui rédige le document, pourvu que la procédure reste contradictoire entre les deux parties, ou leurs représentants respectifs.
Le bailleur peut mandater une agence ou un administrateur de biens
Quand un propriétaire confie la gestion de son bien à une agence immobilière ou un administrateur de biens, c'est cette dernière qui établit l'état des lieux en tant que mandataire du bailleur, dans le cadre de la loi Hoguet. Deux règles encadrent alors son intervention :
- Des honoraires plafonnés : depuis la loi Alur, la part de l'état des lieux d'entrée qui peut être facturée au locataire est limitée à 3 € TTC par m² de surface habitable, sans jamais dépasser la part facturée au bailleur (article 5 de la loi de 1989, décret n° 2014-890 du 1er août 2014). L'état des lieux de sortie, lui, ne peut pas être facturé au locataire : il reste intégralement à la charge du bailleur.
- Une mention obligatoire au document : le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 impose de faire figurer, le cas échéant, le nom et les coordonnées du mandataire qui établit l'état des lieux pour le compte d'une partie, à côté de celles du bailleur et du locataire.
Ce mandat ne change rien à la nature du document : il reste établi contradictoirement, en présence (ou avec l'accord) du locataire, et doit respecter les mêmes mentions obligatoires qu'un état des lieux réalisé directement par le propriétaire.
Le locataire peut-il aussi se faire représenter ?
Oui, et c'est souvent oublié : l'article 3-2 de la loi de 1989 parle d'un tiers mandaté « par elles », au pluriel, ce qui couvre aussi bien le bailleur que le locataire. Un locataire empêché peut donc demander à un proche, muni d'un mandat écrit, de le représenter lors de l'état des lieux. En pratique, cette situation reste rare : la plupart des locataires préfèrent être présents en personne, l'état des lieux engageant directement la restitution future de leur dépôt de garantie.
Et en cas de désaccord : le recours au commissaire de justice
Si l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable (refus de l'une des parties de se présenter, désaccord persistant sur le contenu), l'article 3-2 de la loi de 1989 prévoit qu'il est alors dressé par un commissaire de justice (la nouvelle dénomination des huissiers de justice depuis leur fusion avec les commissaires-priseurs judiciaires au 1er juillet 2022), sur l'initiative de la partie la plus diligente.
Le commissaire de justice convoque les deux parties au moins sept jours à l'avance, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et dresse l'état des lieux en présence des parties qui se présentent : l'absence d'une partie régulièrement convoquée ne l'empêche pas d'être établi. Les frais sont partagés par moitié entre bailleur et locataire, selon un tarif réglementé qui dépend de la surface du logement. En bail commercial, l'article L145-40-1 du Code de commerce prévoit un mécanisme identique.
Rien n'empêche par ailleurs une partie de mandater un commissaire de justice dès le départ, en dehors de tout désaccord, comme tiers de confiance : ses honoraires sont alors libres et restent à la charge de celui qui l'a sollicité.
Et si personne ne fait l'état des lieux ?
En l'absence de tout état des lieux d'entrée, l'article 1731 du code civil pose une présomption : le locataire est réputé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives, et doit le restituer dans le même état, sauf s'il parvient à prouver le contraire. Mais cette présomption est écartée lorsque c'est le bailleur qui a fait obstacle à l'établissement du document : dans cette situation, c'est alors à lui de démontrer l'état initial du logement s'il veut justifier une retenue sur le dépôt de garantie à la sortie.
Autrement dit : ne pas faire l'état des lieux d'entrée n'est jamais dans l'intérêt du bailleur. C'est ce document, comparé à celui de la sortie, qui permet de distinguer une dégradation imputable au locataire d'une simple vétusté.
En pratique : qui fait l'état des lieux avec EDOUARD immo ?
Qu'il soit réalisé par un propriétaire bailleur, par une agence mandataire ou par un commissaire de justice, l'état des lieux doit respecter les mêmes exigences de fond : description précise pièce par pièce, relevés de compteurs, mentions obligatoires du décret du 30 mars 2016. EDOUARD immo accompagne les trois profils : le pré-remplissage par intelligence artificielle à partir de photos ou d'une dictée vocale accélère la rédaction, la signature électronique est intégrée pour les deux parties présentes ou à distance, et le rapport comparatif entrée/sortie se génère automatiquement.
Un propriétaire particulier qui gère son bien seul y trouve un moyen de produire, sans expérience préalable, un document complet et daté, avec photos intégrées à chaque pièce. Une agence qui gère plusieurs mandants personnalise le rapport à sa marque, répartit les états des lieux entre ses gestionnaires et ouvre à chaque propriétaire un accès de consultation, sans avoir à lui renvoyer un PDF après chaque mouvement. Les études de commissaires de justice qui réalisent des états des lieux de façon régulière utilisent, elles, la partie descriptive et photographique de l'application, puis y apposent leur qualité d'officier public.
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