Ce que la loi attend d'une agence sur l'état des lieux
Une agence ou un administrateur de biens intervient comme mandataire du bailleur, dans le cadre de la loi Hoguet. Pour l'état des lieux, cela emporte trois conséquences concrètes.
- Des honoraires plafonnés : depuis la loi Alur, la part de l'état des lieux d'entrée facturée au locataire ne peut dépasser 3 € TTC par m² de surface habitable, ni excéder la part facturée au bailleur (loi du 6 juillet 1989, article 5, et décret n° 2014-890 du 1er août 2014). L'état des lieux de sortie reste entièrement à la charge du bailleur.
- Une mention obligatoire : le décret du 30 mars 2016 impose de faire figurer le nom et les coordonnées du mandataire qui établit le document, à côté de celles du bailleur et du locataire. Voir les mentions obligatoires.
- Une responsabilité de conservation : l'agence doit pouvoir produire l'état des lieux d'entrée à la sortie, parfois des années plus tard et après un changement de gestionnaire, pour justifier une retenue sur le dépôt de garantie. Un état des lieux perdu, c'est une retenue impossible et un bailleur mécontent.
À cela s'ajoutent les règles communes : délai de dix jours laissé au locataire pour compléter l'état des lieux d'entrée, restitution du dépôt de garantie sous un ou deux mois, distinction entre vétusté et dégradation selon une grille de vétusté annexée au bail.
Les problèmes propres à l'état des lieux en agence
- L'hétérogénéité : chaque gestionnaire a ses habitudes, ses formulations, son niveau de détail. Le bailleur reçoit des rapports de qualité inégale sous la même enseigne.
- La transmission : le gestionnaire qui a fait l'entrée n'est plus là à la sortie. Sans document structuré et centralisé, la comparaison est impossible.
- Les mandants : les propriétaires réclament le PDF après chaque mouvement, et chaque envoi manuel est une source d'erreur de destinataire.
- La double saisie : les informations du lot et du locataire existent déjà dans le logiciel de gestion. Les retaper dans l'application d'état des lieux coûte du temps et crée des écarts.
- L'externalisation : quand l'agence confie une partie des états des lieux à un expert indépendant, le rendu doit rester celui de l'agence.
- Le chiffrage à la sortie : transformer les dégradations en devis, en bons de commande et en retenue justifiée mobilise le gestionnaire pendant des heures.
Comment EDOUARD immo organise l'état des lieux en agence
Une équipe, trois types d'accès
- Accès Interne : vos gestionnaires réalisent les états des lieux depuis leur téléphone ou tablette, tous les dossiers sont centralisés dans le compte de l'agence, sur mobile comme dans l'espace web.
- Accès Externe : vous confiez des états des lieux à un prestataire, qui les réalise dans son propre compte avec exactement le même rendu de rapport, à votre marque.
- Accès Mandant : chaque propriétaire consulte, sans pouvoir modifier, les états des lieux que vous réalisez pour lui.
Des rapports homogènes, à votre image
- Création de modèles par type de bien (studio, T3, maison, meublé, bureaux) pour standardiser pièces, éléments et descriptifs.
- Personnalisation des éléments et des puces descriptives, partagée par toute l'équipe.
- Personnalisation du rapport : logo, coordonnées, couleurs, paragraphes juridiques propres à l'agence, logo de l'application masqué, second rapport synthétique.
- E-mails personnalisés par type d'état des lieux, avec historique complet des envois.
- Contrôles de cohérence avant signature : logement, propriétaire, locataire, clés, compteurs, détecteurs de fumée.
Moins de saisie, plus de terrain
- API et intégrations : API REST publique compatible Make, Zapier et n8n, reliée à Apimo, ICS, Hektor, Google Drive et plus de 2 000 applications. Voir la page Intégrations.
- Import des anciens états des lieux, gratuit, pour reprendre votre historique depuis un autre logiciel ou du papier.
- Pré-remplissage par l'IA à partir de photos ou d'une dictée, puis plus de 1500 descriptifs à cocher.
- De l'entrée à la sortie en un clic, rapport comparatif automatique, avenant pour compléter un document signé.
- Chiffrage des travaux et du nettoyage par l'IA, puis demandes de devis et bons de commande aux artisans métier par métier, et visite-conseil chiffrée remise au locataire avant sa sortie.
- Signature sur place ou à distance (lien e-mail et code SMS), conforme eIDAS, horodatage du rapport.
- Hors-ligne sur le terrain, données hébergées en Europe, archivage sécurisé.
Selon le logement et la pratique de vos équipes, comptez jusqu'à 50 % de temps gagné par rapport au papier ou à un formulaire PDF. Le détail des offres est sur la page Tarifs, et notre comparatif des logiciels d'état des lieux vous aide à positionner EDOUARD face aux autres solutions.
Questions fréquentes des agences
Au maximum 3 € TTC par mètre carré de surface habitable, et jamais plus que la part facturée au bailleur (loi du 6 juillet 1989, article 5, et décret n° 2014-890 du 1er août 2014). Ce plafond ne concerne que l'état des lieux d'entrée : l'état des lieux de sortie ne peut pas être facturé au locataire.
Oui. Le décret du 30 mars 2016 exige, le cas échéant, le nom et les coordonnées des mandataires qui établissent l'état des lieux pour le compte d'une partie. EDOUARD immo les renseigne automatiquement depuis la fiche de votre agence et fait figurer votre logo et vos coordonnées sur le rapport.
Avec l'accès Mandant : chaque propriétaire dispose d'un espace de consultation où il retrouve les états des lieux que vous réalisez pour lui, sans pouvoir les modifier. Il n'a plus besoin de vous demander le PDF après chaque entrée ou sortie.
Oui, avec l'accès Externe. Le prestataire réalise l'état des lieux dans son propre compte, avec exactement le même rendu de rapport, à votre marque, et le document revient dans votre dossier. C'est le mode de travail habituel entre agences et experts en état des lieux indépendants.
Oui, par l'API REST publique, compatible Make, Zapier et n8n. Elle permet de relier EDOUARD à Apimo, ICS, Hektor, à Google Drive ou à plus de 2 000 applications : création des états des lieux depuis vos fiches locataires, archivage automatique des rapports dans vos dossiers.
Oui, et gratuitement. L'import d'anciens états des lieux recrée le document dans EDOUARD immo quel que soit le support d'origine (PDF, papier photographié). L'état des lieux de sortie peut ensuite être généré à partir de cet import.
L'abonnement annuel inclut trois utilisateurs, les états des lieux illimités, l'API et le support prioritaire. L'espace de consultation pour les mandants est une option. Le détail est sur la page Tarifs ; tous les montants sont TTC et sans engagement pour le mensuel.