Ce que dit la loi : un document obligatoire et encadré
L'état des lieux est régi par l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 : il doit être établi contradictoirement et à l'amiable — c'est-à-dire en présence des deux parties ou de leurs représentants — lors de la remise des clés et lors de leur restitution, puis joint au contrat de bail.
Depuis le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, pris en application de la loi Alur, la forme et le contenu du document sont précisément encadrés. Un état des lieux incomplet reste valable entre les parties, mais chaque mention manquante affaiblit sa force probante en cas de litige — et les litiges sur le dépôt de garantie sont la première cause de contentieux locatif en France.
Si l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable (refus de l'une des parties, désaccord), il est dressé par un commissaire de justice, à frais partagés par moitié.
Les mentions obligatoires du décret de 2016
Pour être conforme, votre modèle d'état des lieux doit comporter au minimum :
- Le type d'état des lieux : entrée ou sortie
- La date d'établissement
- La localisation du logement (adresse complète)
- Le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou siège social du bailleur
- Le cas échéant, les coordonnées des mandataires (agence, expert en état des lieux)
- Les relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie
- Le détail et la destination des clés et de tout accès aux locaux privatifs ou communs
- Pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements (sols, murs, plafonds), des équipements et des éléments du logement
- La signature des parties ou des personnes mandatées
L'état des lieux de sortie doit en plus mentionner : la nouvelle adresse ou le lieu d'hébergement du locataire, la date de l'état des lieux d'entrée, et les évolutions constatées pour chaque pièce depuis l'entrée. C'est cette comparaison entrée/sortie qui justifie — ou non — une retenue sur le dépôt de garantie.
Exemple de structure pièce par pièce
Pour chaque pièce (séjour, cuisine, chambre, salle de bain, WC, couloir…), le modèle doit passer en revue les mêmes familles d'éléments, avec pour chacun un état (neuf, bon état, état d'usage, mauvais état) et un descriptif des éventuelles dégradations :
| Famille | Éléments à inspecter | Points de vigilance |
|---|---|---|
| Sols | Parquet, carrelage, moquette, vinyle, plinthes | Rayures, taches, lames abîmées, joints |
| Murs et plafonds | Peinture, papier peint, faïence | Trous, traces, fissures, humidité, moisissures |
| Menuiseries | Portes, fenêtres, volets, poignées, serrures | Fonctionnement, vitrage, étanchéité |
| Électricité | Prises, interrupteurs, luminaires, tableau | Fonctionnement, caches manquants |
| Plomberie et chauffage | Robinetterie, évacuations, radiateurs, chauffe-eau | Fuites, calcaire, purge, thermostat |
| Équipements | Électroménager, placards, meubles (si meublé) | Fonctionnement, inventaire précis en meublé |
À cette structure s'ajoutent les éléments transverses : relevés de compteurs (eau froide, eau chaude, électricité, gaz), clés et badges remis, détecteurs de fumée, et les annexes éventuelles (cave, parking, jardin, garage).
En location meublée, un inventaire détaillé du mobilier est également obligatoire : liste des meubles et équipements avec leur état, pièce par pièce.
Les pièges qui coûtent cher
- Les mentions vagues : « bon état général » sans détail ne protège personne. Chaque élément doit être qualifié individuellement.
- L'absence de photos : non obligatoires, elles sont pourtant la meilleure preuve en cas de litige. Photographiez systématiquement chaque pièce et chaque défaut constaté, et intégrez les photos au document.
- Confondre vétusté et dégradation : l'usure normale liée au temps (vétusté) reste à la charge du bailleur ; seules les dégradations imputables au locataire peuvent justifier une retenue. Voir notre guide de la grille de vétusté.
- Oublier les relevés de compteurs : source classique de litige sur les régularisations de charges.
- Bâcler l'état des lieux de sortie : sans comparaison rigoureuse avec l'entrée, impossible de justifier une retenue sur le dépôt de garantie — restituable sous 1 mois si l'état des lieux de sortie est conforme à l'entrée, 2 mois sinon.
Papier, PDF ou application : quel support choisir ?
Un modèle papier ou un PDF à remplir fonctionne pour un bailleur occasionnel, mais montre vite ses limites : pas de photos intégrées, pas de comparaison automatique entrée/sortie, recopie manuelle à chaque location, archivage aléatoire.
Une application d'état des lieux comme EDOUARD immo génère automatiquement un rapport conforme au décret de 2016, avec photos intégrées, signature électronique eIDAS, horodatage qualifié du document, comparaison entrée/sortie et archivage sécurisé. L'assistance par intelligence artificielle rédige les descriptifs avec vous, à partir de vos photos ou d'une dictée vocale : comptez jusqu'à 50 % de temps gagné par rapport au papier, selon le logement et votre pratique.
Pour comparer les solutions du marché, consultez notre comparatif des meilleurs logiciels d'état des lieux.