Guide d'utilisationSigner et envoyer
Signer sur place et envoyer le rapport
Du bouton « Créer le rapport » au mail reçu par les parties : contrôles, paraphes et signatures au doigt, horodatage, envoi.
Sur place, chaque partie paraphe et signe au doigt sur l'écran. Le rapport signé est ensuite sauvegardé, horodaté, puis envoyé par e-mail à qui vous voulez. Pour les parties absentes, voir « Signature à distance ».
Créer le rapport et passer les contrôles
Depuis l'écran « État des lieux », appuyez sur « Créer le rapport » puis « Ok, Créer le rapport ». Sur l'aperçu, « Prévisualisez le fichier PDF » ouvre le document avant de « Continuer ». L'écran « Quelques contrôles avant la signature » signale ce qui manque, avec « Corriger » pour y revenir, puis « Signer ».
Vérifier avant de signer
L'écran « Paraphez et Signez » liste les signataires dans l'ordre : propriétaires, puis locataires, puis anciens locataires. Un encart le rappelle : après signature, le rapport ne se modifie plus sans une nouvelle signature de toutes les parties. Vérifiez la date, le type et les parties maintenant. « Ajouter une signature » permet d'ajouter « Ma signature » ou « Un autre contact » (un représentant, un témoin) ; « Ajouter une note » précise un rôle.
Faire signer chaque partie
Touchez un signataire et choisissez « Signature simple » (sur cet appareil). La personne lit la phrase de reconnaissance, vérifie ses coordonnées (le crayon les corrige), peut écrire des « Réserves », puis « Suivant » : elle dessine son paraphe, « Suivant », puis sa signature et « Terminer ». « Effacer » recommence le tracé. Le statut passe à « Signé sur l'appareil ».
La signature du propriétaire est obligatoire
Le rapport ne se finalise pas avec les seules signatures des locataires : l'application affiche « Signature du propriétaire manquante ». Faites signer le propriétaire ou son représentant, sur cet appareil ou à distance. Si vous le représentez (agence, mandataire), signez vous-même : « Ajouter une signature » puis « Ma signature ». Cochez « Enregistrer ma signature » pour la retrouver la fois suivante.
Terminer et intégrer les signatures au PDF
Appuyez sur « Terminer » (ou « Terminer (x/y) » s'il manque des signatures : l'application demande confirmation). À « Avez-vous toutes vos photos et signatures ? », répondez « Oui » : l'écran « Ajout des paraphes et signatures » produit le rapport signé. Dès la première signature, l'état des lieux est considéré comme terminé.
Laisser la sauvegarde se terminer
Le bloc « Sauvegarde en cours » envoie les données, le rapport, l'horodatage et les photos (quelques minutes en 4G pour un état des lieux très photographié). Gardez l'application ouverte jusqu'à « Horodaté & Sauvegardé ». Si vous devez partir, tout reste sur l'appareil : la sauvegarde se termine plus tard en rouvrant l'état des lieux.
Horodatage qualifié
Un horodatage eIDAS est inclus par état des lieux (crédit ou abonnement Mensuel ; option payante de la formule Annuelle) et s'applique de lui-même à la sauvegarde du rapport signé (réglage « Horodatage automatique » dans Préférences > Rapport). Il certifie la date et l'heure du document ; un QR code en page de garde permet à quiconque de vérifier sur edouard.immo/verifier que le PDF n'a pas été modifié. Horodater à nouveau un rapport modifié coûte 1 jeton.
Envoyer le rapport par e-mail
Sur l'écran « Votre Rapport d'État des Lieux », touchez la carte pour ouvrir le PDF, puis « Envoyer ». Les parties qui ont un e-mail sont cochées d'office ; « Ajouter un destinataire » et « Message personnalisé » complètent l'envoi. Chaque destinataire reçoit un e-mail de no-reply@app.edouard.immo avec un bouton « Ouvrir le document » (un lien de téléchargement, pas de pièce jointe). Le locataire d'un état des lieux d'entrée y trouve aussi « Signaler une réserve », valable 10 jours.
Partager ou archiver autrement
« Partager » ouvre le partage du téléphone avec le PDF en pièce jointe (WhatsApp, Mail, impression, votre logiciel). Le menu « Options » du rapport propose « Enregistrer le rapport sur Drive », « Générer de nouveau le rapport d'état des lieux » et « Signer de nouveau » en cas de problème sur le document.
Bon à savoir
- Une partie refuse de signer : sur l'écran « Paraphez et Signez », touchez « Ajouter une note » sous son nom et écrivez par exemple « Refuse de signer », puis terminez avec les autres signatures (celle du propriétaire ou de son représentant reste nécessaire). La note figure sous son nom dans le bloc des signatures du rapport. Un état des lieux qu'une partie n'a pas signé ne lui est toutefois pas opposable : pour un bail d'habitation, la loi prévoit alors de le faire établir par un commissaire de justice, à frais partagés par moitié. Un simple désaccord sur un constat se consigne, lui, dans le champ « Réserves » au moment de signer.
- Mail non reçu : vérifiez le dossier Courrier indésirable ; sur une messagerie d'entreprise, demandez au service informatique d'autoriser l'expéditeur no-reply@app.edouard.immo.
- Ne terminez jamais un état des lieux sans signature uniquement pour le mettre à l'abri : utilisez « Options » > « Sauvegarder l'état des lieux » (voir « Sauvegarde et plusieurs appareils »).
- Sans crédit ni abonnement, une étape « Choix de l'offre » s'intercale avant les contrôles : le crédit offert à l'inscription vaut un état des lieux complet, signatures et horodatage compris.
- Sur une tablette, les mêmes étapes s'affichent dans un menu latéral : Génération, Contrôles, Signatures, Aperçu signé, Rapport, Envoyer, Partager.
Une question sur cette étape ? Dans l'application, ouvrez le menu Aide : un assistant répond à vos questions, et le formulaire « Nous contacter » nous arrive avec le contexte utile.