Guide d'utilisationSignature à distance
Faire signer à distance (signature avancée)
Le signataire reçoit un lien par e-mail et valide par code SMS : envoi, suivi, relance, et quoi faire si une adresse est erronée.
1 jeton par signataire
La « Signature avancée » fait signer une partie absente, ou présente, avec vérification de son identité : lien reçu par e-mail, validation par code SMS. Elle se combine avec la signature au doigt des personnes présentes, sur le même document. Elle coûte 1 jeton par signataire, débité à l'envoi, une seule fois par document.
Marquer les signataires à distance
Sur l'écran « Paraphez et Signez », touchez le signataire et choisissez « Signature avancée » (Email + SMS). La personne est marquée par une pastille orange « Signature avancée » : rien ne part encore. Faites signer au doigt les personnes présentes, puis appuyez sur « Suivant ».
Vérifier les coordonnées
L'écran « Signature avancée » affiche une carte par signataire. Prénom, nom, e-mail et numéro de mobile (en France, 06 ou 07 : le code arrive par SMS) sont indispensables ; le crayon ouvre la fiche pour les compléter. Les tuiles « COÛT » et « SOLDE » indiquent les jetons nécessaires ; « Acheter des jetons » se fait depuis l'application mobile ou tablette.
Envoyer
Appuyez sur « Envoyer (N jetons) ». Le dialogue « Vérifiez les coordonnées » rappelle qu'une fois la demande envoyée, l'e-mail et le téléphone des signataires ne peuvent plus être corrigés. Le dépôt du rapport chez le prestataire de signature prend une à deux minutes : restez sur l'écran jusqu'à l'affichage du suivi.
Ce que fait le signataire
Il ouvre l'e-mail reçu, suit le lien, consulte le document et signe, puis saisit le code reçu par SMS. Sa signature n'est effective qu'après ce code. Le lien reste valable 7 jours ; au-delà, la demande expire et se renvoie gratuitement depuis l'application.
Suivre l'avancement
L'écran « Signature à distance » affiche l'état du document (« En attente de signature », « Signé », « Refusé », « Expiré », « Annulé ») et de chaque signataire (« Envoyé », « Vu », « Signé », « Refusé »). Rouvrir le rapport de l'état des lieux ramène sur ce suivi. « Relancer les signataires » envoie gratuitement un rappel (au plus un par 24 heures) ; « Voir le rapport en attente » ouvre le document.
Quand tout le monde a signé
Le suivi affiche « Document signé par tous les signataires. Le PDF signé et le dossier de preuve sont enregistrés. ». L'état des lieux passe en terminé, signé, sauvegardé et horodaté ; le PDF signé remplace le rapport. Appuyez sur « Continuer », puis « Envoyer » pour transmettre ce PDF signé aux parties : aucun e-mail n'est envoyé automatiquement.
Annuler ou revenir à la signature sur place
« Annuler la signature à distance » invalide le lien envoyé ; les signatures déjà faites à distance sont perdues et le jeton n'est pas remboursé. Vous pouvez ensuite faire signer sur place (« Signer sur place plutôt ») ou renvoyer une nouvelle demande.
Bon à savoir
- Adresse e-mail ou numéro erroné : la demande en cours ne se corrige pas, ni par nous ni par le prestataire de signature. Revenez à l'écran d'envoi, corrigez la fiche avec le crayon, puis « Envoyer » : le renvoi est gratuit pour le même document, l'ancien lien ne fonctionne plus et les signatures déjà faites sont à refaire.
- Le signataire dit avoir signé mais le suivi reste « En attente » : il n'a sans doute pas saisi le code SMS. Rouvrir le suivi le rafraîchit ; le statut se met à jour en quelques minutes.
- Page d'erreur chez le signataire : il a ouvert un ancien e-mail. Demandez-lui d'utiliser le dernier reçu, ou renvoyez la demande.
- Pendant une signature à distance, « Modifier l'état des lieux » et « Avenants » attendent la fin des signatures. Après une signature à distance, ne régénérez pas et ne re-signez pas le rapport sur l'appareil : le PDF signé est le document de référence.
- Depuis l'espace web (abonnés), seule la signature avancée est possible : la signature au doigt se fait dans l'application mobile ou tablette.
À lire ensuite
Une question sur cette étape ? Dans l'application, ouvrez le menu Aide : un assistant répond à vos questions, et le formulaire « Nous contacter » nous arrive avec le contexte utile.