Guide d'utilisationÉtat des lieux d'entrée
Réaliser un état des lieux d'entrée de A à Z
De la création à la signature : le type, la date, le bien, les parties, puis les compteurs, les clés et chaque pièce.
Un état des lieux se réalise entièrement sur votre téléphone ou votre tablette, avec ou sans réseau. L'assistant de création pose les questions dans l'ordre, puis l'écran « État des lieux » se parcourt de haut en bas. Comptez environ deux fois moins de temps que sur papier, selon la taille du bien.
Créer l'état des lieux
Depuis la liste « États des lieux », appuyez sur le bouton « + » puis sur « Créer un nouvel état des lieux ». Si vous aviez quitté l'assistant, « Reprendre le brouillon » vous le propose pendant 24 heures.
Choisir le type
Choisissez « Entrée ». Les autres types : « Sortie » (au départ du locataire, de préférence à partir de l'entrée, voir la page dédiée), « Sortie & Entrée » (anciens et nouveaux locataires sur le même document) et « Constat » (l'état d'un lieu à un instant donné, par exemple une pré-visite).
Gagner du temps, ou continuer manuellement
L'écran « Gagnez du temps » propose « Importer un document » (bail, ancien état des lieux ou fiche du bien : l'état des lieux est pré-rempli), « Dicter » (vous décrivez le bien à voix haute) ou « Continuer manuellement ». Les deux premières options utilisent l'intelligence artificielle et demandent du réseau.
Renseigner la date
À « Quand est l'état des lieux d'Entrée ? », indiquez la date et l'heure prévues. Cette date est celle qui figure sur le rapport : si l'état des lieux a lieu un autre jour, modifiez-la dans le Résumé (ligne « Planifié le ») avant de signer. Elle sert aussi au rappel une heure avant et à la convocation des parties.
Choisir ou créer le bien
À « Où se trouve votre état des lieux d'Entrée ? », recherchez l'adresse d'un bien existant ou appuyez sur « Créer un bien » : adresse, type, surface, référence et photo. Un bien se réutilise pour tous ses états des lieux, ce qui permet ensuite de réaliser la sortie à partir de l'entrée.
Choisir le modèle
« Pré-rempli » ajoute les principaux éléments de chaque pièce à partir de la bibliothèque (la nôtre, ou la vôtre avec un abonnement). « Vierge » laisse ajouter chaque élément à la main ou avec l'IA. Les modèles « Personnalisé » sont ceux de votre équipe. L'écran suivant propose un état par défaut pour les éléments, ou « Je sélectionne l'état de chaque élément ».
Indiquer les pièces et qui réalise l'état des lieux
Cochez les pièces du bien (une pièce absente de la liste s'ajoute en bas). Puis répondez à « Qui réalise cet état des lieux d'Entrée ? » : propriétaire, locataire, prestataire externe (un mandant vous a confié l'état des lieux) ou entreprise (agence, cabinet de gestion).
Ajouter le propriétaire et le locataire
« Ajouter un propriétaire » puis « Ajouter un locataire » : nom, e-mail et téléphone, indispensables pour l'envoi du rapport et la signature à distance. Un contact déjà saisi se retrouve dans la liste. Plusieurs locataires : l'option « Colocation » adapte le rapport. « Passer » reste possible, les parties s'ajoutent plus tard depuis le Résumé.
Vérifier le récapitulatif et créer
Le « Récapitulatif » reprend le bien, les pièces, les parties et le modèle. Appuyez sur « Créer l'état des lieux ». Sur l'écran « Tout est prêt », « Commencer » ouvre l'état des lieux ; « Ajouter à l'agenda », « Convoquer les parties » ou « Je le ferai plus tard » servent quand la visite est prévue un autre jour.
Se repérer dans le Résumé
Le Résumé regroupe les « Informations » (type et date, propriétaire, locataire, mandant), la « Réalisation » (ligne « État des lieux » avec le bouton « Continuer », puis « Rapport PDF » et « Avenants ») et le « Suivi » (travaux, ménage, dépôt de garantie pour une sortie). Le bouton « Options » en haut à droite rassemble toutes les actions : sauvegarder, convoquer, dupliquer, demander de l'aide, supprimer.
Parcourir l'écran « État des lieux » de haut en bas
Les sections se suivent dans l'ordre de la visite : « Compteurs » (relevés et photos), « Détecteur de Fumée », « Clés », boîte aux lettres, « Pièces », « Documents », « Propreté générale », « Visite virtuelle » et « Autres informations ». Le menu « ⋮ » permet d'ajouter un champ, de réorganiser les sections ou de réafficher un champ masqué.
Remplir une pièce
Une pièce contient des groupes (murs, sols, fenêtres, électricité...) et chaque groupe ses éléments. Le bouton « + » ajoute un groupe ou un élément (« Ajouter un ou plusieurs éléments », avec un champ « Rechercher ou ajouter manuellement »). La pastille orange « IA » propose « Avec l'assistant » (abonnés : posez une question ou demandez une correction, il propose les modifications et vous les validez), « Avec des photos » (trois photos d'ensemble de la pièce suffisent, les éléments visibles sont détectés) ou « Avec une dictée vocale ». Vérifiez toujours le résultat de l'IA avant de continuer.
Décrire un élément
Touchez le nom d'un élément. Les onglets en haut passent d'un élément à l'autre. De haut en bas : « Nombre », « État » (Neuf, Bon, Moyen, Mauvais), « Fonctionnement » (Fonctionne, Non contrôlé, Ne fonctionne pas), « Photos », « Caractéristique », « Dégradation », « Propreté » et « Autres informations ». Le lien « ... Plus d'options » permet de renommer, dupliquer, déplacer ou marquer l'élément comme important ; le bouton « ⋮ » de l'élément ajoute des sous-éléments.
Créer le rapport
Appuyez sur « Créer le rapport » en bas de l'écran « État des lieux », puis sur « Ok, Créer le rapport ». Après la génération, l'écran « Quelques contrôles avant la signature » liste ce qui manque (adresse, clés, relevés, photos des éléments dégradés...) avec un bouton « Corriger » pour chacun. Puis « Signer », ou « Ignorer et Signer » : la suite est décrite dans « Signer sur place et envoyer le rapport ».
Bon à savoir
- Tout fonctionne hors ligne (saisie, photos, signature au doigt). Seules les fonctions IA (photos, dictée, import d'un document) demandent du réseau au moment où vous les lancez.
- Écrivez les constats dans « Dégradation », pas dans « Caractéristique » : le chiffrage des travaux lit le champ Dégradation.
- Pas d'état « d'usage » dans la liste : « Moyen » en tient lieu. Avec un abonnement, les états se renomment et se complètent dans Préférences > État des lieux > États.
- Un état des lieux en cours reste sur l'appareil tant qu'il n'est pas sauvegardé : voir « Sauvegarde et plusieurs appareils » avant de changer d'appareil ou de désinstaller l'application.
Une question sur cette étape ? Dans l'application, ouvrez le menu Aide : un assistant répond à vos questions, et le formulaire « Nous contacter » nous arrive avec le contexte utile.