Guide d'utilisationBiens et contacts
Créer ses biens et ses contacts
La fiche d'un bien (type, adresse, pièces, référence) et celle d'un propriétaire, d'un locataire ou d'un mandant, réutilisées d'un état des lieux à l'autre.
Un bien et un contact se saisissent une fois, pendant la création d'un état des lieux ou à l'avance depuis le menu. Ils se retrouvent ensuite dans tous les états des lieux, ce qui évite la double saisie et permet de réaliser la sortie à partir de l'entrée.
Créer un bien
Menu > Biens, bouton « Créer un bien » (ou « Créer un bien » pendant la création d'un état des lieux). « Dictez votre bien » remplit la fiche à la voix : « Appartement 3 pièces meublé, 45 m², 12 rue de la Paix, 75001 Paris, 2e étage ».
Caractéristiques
Choisissez le type (Appartement, Maison, Garage, Local, Bureau, Entrepôt, Autre ; un abonné peut ajouter ses propres types), puis « Nombre de pièces », « Surface » et « Meublé ». Cocher « Meublé » ajoute le groupe « Inventaire » dans chaque pièce de l'état des lieux.
Adresse et repères
« Rue », « Complément d'adresse », « Code Postal », « Ville » et « Pays », puis les repères utiles sur place : « Étage », « N°Porte », « Escalier », « N°Parking/Garage », « N°Cave ».
Chauffage, notes, référence
« Chauffage » et « Eau chaude » (individuel, collectif, gaz, électrique...), « Notes » et « Référence / Identifiant » : la référence de votre logiciel de gestion ou de votre mandat, qui sert aussi à la recherche. La « Photo de présentation » illustre le bien dans l'application.
Les pièces du bien
En rouvrant la fiche, la ligne « Pièces » ouvre « Quelles sont les pièces du bien ? », pour enregistrer la composition du bien.
Créer un contact
Menu > Contacts, « Créer un contact » : civilité, prénom, nom ou société (l'un des deux suffit : pour une SCI ou une société locataire, remplissez « Société »), e-mail, téléphone et adresse postale. Plusieurs e-mails se séparent par une virgule. « Dictez votre contact » remplit la fiche à la voix.
Représentant et mandant
« Ajouter un représentant » sert quand une autre personne signe à la place du contact (procuration) : son nom figure au rapport. Pour une agence ou un organisme qui vous confie des états des lieux, répondez « Oui » à « Ce contact vous confie-t-il des états des lieux ? » : c'est un mandant, que vous pourrez filtrer dans la liste.
Modifier, dupliquer, supprimer
Ouvrez la fiche pour la modifier. Si le bien ou le contact sert déjà à des états des lieux, l'application demande s'il faut les modifier tous ou « Uniquement cet état des lieux ». Le menu « ⋮ » d'un bien propose « Dupliquer » et « Supprimer » ; un bien utilisé par un état des lieux ne se supprime pas. « Supprimer les biens sans état des lieux » fait le ménage en une fois.
Bon à savoir
- Créez un bien par lot loué (un appartement, un studio), pas un seul bien pour tout un immeuble : la sortie, le comparatif et la conservation des photos se gèrent bien par bien.
- Le rapport reprend le type, le nombre de pièces, la surface, l'adresse et ses repères, la référence, les notes, le chauffage et l'eau chaude. La photo de présentation n'y figure pas.
- Pour la signature à distance, le contact doit avoir un prénom, un nom, un e-mail et un numéro de mobile : autant les saisir dès la création.
- À la sortie, la nouvelle adresse du locataire est une mention légale : la fiche du locataire prévoit « Refus de communiquer sa nouvelle adresse ».
Une question sur cette étape ? Dans l'application, ouvrez le menu Aide : un assistant répond à vos questions, et le formulaire « Nous contacter » nous arrive avec le contexte utile.