Ce que dit la loi pour les locaux professionnels
Longtemps facultatif, l'état des lieux des locaux commerciaux est devenu obligatoire avec la loi Pinel du 18 juin 2014. L'article L145-40-1 du Code de commerce impose désormais, « lors de la prise de possession des locaux par le locataire en cas de conclusion d'un bail, de cession du droit au bail, de cession ou de mutation à titre gratuit du fonds et lors de la restitution des locaux », un état des lieux établi contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire, ou par un tiers mandaté par eux. Il est joint au contrat ou conservé par chacune des parties.
Si l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable, il est dressé par un commissaire de justice, à frais partagés par moitié. Et la sanction est claire : sans état des lieux, le bailleur ne peut pas invoquer la présomption de l'article 1731 du Code civil, qui veut que le locataire soit présumé avoir reçu les lieux en bon état de réparations locatives. Autrement dit, il devra prouver l'état initial pour obtenir une remise en état à la sortie.
L'obligation concerne les baux commerciaux conclus ou renouvelés depuis le 20 juin 2014. Elle ne s'étend pas de plein droit au bail professionnel des professions libérales (article 57 A de la loi du 23 décembre 1986), ni aux contrats de coworking ou de prestation de services, ni, selon une lecture prudente, au bail dérogatoire de courte durée. Dans tous ces cas, la présomption de l'article 1731 continue de s'appliquer : sans état des lieux, le preneur est présumé avoir reçu des locaux en bon état et devra les rendre tels. L'état des lieux y est donc tout aussi indispensable, cette fois pour protéger l'occupant.
Pourquoi l'enjeu financier est plus élevé qu'en habitation
- Pas de plafond de dépôt de garantie : en bail commercial, il est librement négocié, souvent trois mois de loyer hors taxes ou plus. La retenue à la sortie porte sur des montants importants.
- Des travaux d'aménagement lourds : cloisons, faux plafonds, câblage, climatisation, enseigne. Le bail précise en général si le preneur doit les déposer ou les laisser en fin de bail, et l'état des lieux d'entrée est la référence pour le vérifier.
- Une répartition des réparations encadrée : depuis le décret du 3 novembre 2014 (article R145-35 du Code de commerce), les grosses réparations de l'article 606 du Code civil ne peuvent plus être mises à la charge du locataire. Distinguer vétusté, grosse réparation et dégradation suppose une description précise de l'état initial.
- Aucune grille de vétusté légale : contrairement à l'habitation, rien n'est prévu par la loi. Une grille annexée au bail et un état des lieux daté et photographié évitent des mois de contentieux.
- Des surfaces et des équipements multiples : un plateau de bureaux de 300 m² compte plus d'éléments qu'un T3. Le document papier atteint vite ses limites.
Que vérifier dans un état des lieux de bureaux ou de commerce
Le Code de commerce n'impose pas de modèle. Voici les familles d'éléments qu'un état des lieux de locaux professionnels doit couvrir, en plus des sols, murs, plafonds et menuiseries de chaque espace :
| Famille | Éléments à inspecter | Points de vigilance |
|---|---|---|
| Espaces | Accueil, open space, bureaux fermés, salles de réunion, kitchenette, sanitaires, archives, local technique, réserve, parkings | Un espace par pièce du rapport, surfaces indiquées |
| Aménagements | Cloisons amovibles, faux plafonds, dalles de moquette, planchers techniques | Dalles tachées ou manquantes, cloisons ajoutées par le preneur |
| Électricité et réseaux | Tableau, prises, éclairage, baie de brassage, câblage, prises RJ45 | Fonctionnement, repérage des prises, état de la baie |
| Confort | Climatisation, ventilation, chauffage, stores, brise-soleil | Fonctionnement, télécommandes, filtres, dates d'entretien |
| Sécurité et accès | Contrôle d'accès, badges, alarme, interphone, extincteurs, blocs de secours, rideau métallique, vitrine, enseigne | Nombre de badges et clés remis, dates de vérification des extincteurs |
| Compteurs | Électricité (souvent triphasé), eau, gaz, sous-compteurs par plateau | Relevés et numéros de compteur, photos des index |
Chaque élément doit être qualifié individuellement (neuf, bon état, état d'usage, mauvais état), décrit et photographié. Les mentions obligatoires du décret de 2016 ne s'appliquent qu'à l'habitation, mais elles constituent une bonne base de structure.
Comment EDOUARD immo s'adapte aux locaux professionnels
EDOUARD immo a été conçu pour l'habitation et sert aussi pour les locaux professionnels, grâce à sa personnalisation. Voici ce qui change pour un état des lieux de bureaux :
- Type de bien « Bureau » dans la fiche du local, avec surface, étage, parking et notes.
- Pièces adaptées : Bureau, Salle, Local technique, Garage, Parking, Rangement, et une pièce libre à renommer (open space, salle de réunion, archives, réserve…).
- Personnalisation des éléments : ajoutez vos propres éléments (baie de brassage, contrôle d'accès, climatisation, extincteurs, rideau métallique) et vos descriptifs types. Ils sont enregistrés dans votre bibliothèque et réutilisés sur tous vos locaux.
- Création de modèles : un modèle « plateau de bureaux » ou « boutique » pré-remplit les pièces et les éléments de vos futurs états des lieux.
- Pré-remplissage par l'IA à partir de photos d'ensemble ou d'une dictée, puis plus de 1500 descriptifs à cocher au lieu de les taper.
- Photos illimitées avec annotation, indispensables pour les dalles de moquette, les cloisons et les équipements techniques.
- Changement d'occupant en un clic : la sortie est générée depuis l'entrée, et l'entrée suivante depuis la sortie. Le rapport comparatif liste les différences.
- Chiffrage des travaux par l'IA à partir des dégradations, puis demandes de devis et bons de commande par métier.
- Avenant pour compléter un état des lieux déjà signé, avec l'accord des parties, quand des travaux d'aménagement sont réalisés après la prise de possession.
- Signature sur place ou à distance conforme eIDAS, avec horodatage du rapport. Pratique quand le gérant ou le représentant du bailleur n'est pas sur site.
- Travail en équipe et accès mandant : partagez les dossiers avec vos collaborateurs et donnez un accès en consultation au propriétaire ou à la foncière.
- API et intégrations pour connecter EDOUARD à votre logiciel de gestion ou à Google Drive.
Toutes les fonctionnalités sont détaillées sur la page Fonctionnalités, et l'API publique sur la page Intégrations.
À qui s'adresse cette solution ?
- Gestionnaires d'immobilier d'entreprise et administrateurs de biens gérant des plateaux de bureaux ou des locaux commerciaux.
- Bailleurs de locaux commerciaux, SCI et foncières souhaitant un état des lieux opposable sans passer par un commissaire de justice.
- Opérateurs de coworking et de flex office, pour les bureaux fermés et salles mis à disposition avec un changement d'occupant fréquent.
- Experts en état des lieux qui interviennent pour des professionnels : rapport à votre marque, sans logo de l'application.
- Locataires professionnels et cabinets libéraux souhaitant documenter l'état initial pour protéger leur dépôt de garantie.
Questions fréquentes sur l'état des lieux de bureaux
Oui, pour tout bail commercial conclu ou renouvelé depuis le 20 juin 2014. L'article L145-40-1 du Code de commerce, issu de la loi Pinel, impose un état des lieux contradictoire à la prise de possession et à la restitution des locaux, établi par les parties ou par un tiers mandaté, joint au bail ou conservé par chacune d'elles.
Il perd le bénéfice de la présomption de l'article 1731 du Code civil, selon laquelle le locataire est présumé avoir reçu les lieux en bon état. Sans état des lieux, le bailleur devra prouver lui-même l'état initial des locaux pour réclamer une remise en état à la sortie, ce qui est très difficile.
Le bail professionnel de l'article 57 A de la loi du 23 décembre 1986 n'impose pas d'état des lieux. La présomption de l'article 1731 joue alors pleinement : sans état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu les locaux en bon état et devra les rendre tels. Le document protège donc surtout le preneur, mais évite aussi au bailleur un litige à la sortie.
Les contrats de coworking et de prestation de services ne relèvent pas du statut des baux commerciaux, l'état des lieux n'y est donc pas imposé. Il reste recommandé dès qu'un espace privatif (bureau fermé, salle) est mis à disposition, car les changements d'occupant sont fréquents. EDOUARD immo permet de dupliquer l'état des lieux d'un occupant au suivant.
Le Code de commerce ne fixe pas de modèle. En pratique, le document décrit chaque espace (open space, bureaux fermés, salles de réunion, accueil, sanitaires, kitchenette, locaux techniques, parkings), les revêtements, cloisons, faux plafonds, éclairage, climatisation, réseaux et câblage, contrôle d'accès, sécurité incendie, relevés de compteurs et remise des clés et badges, le tout avec photos et signatures.
S'il est réalisé à l'amiable par les parties ou par un tiers qu'elles mandatent, les frais sont libres et dépendent du contrat. Si l'une des parties refuse ou fait obstacle, l'état des lieux est établi par un commissaire de justice, à frais partagés par moitié, comme le prévoit l'article L145-40-1.
Oui. La signature électronique conforme au règlement européen eIDAS a la même valeur qu'une signature manuscrite, y compris entre professionnels. EDOUARD immo permet de signer sur place ou à distance : chaque signataire reçoit un lien par e-mail et valide par code SMS, et le rapport est horodaté.